Wico de Coprel

Esta aplicación permite gestionar expedientes u órdenes de trabajo. Está pensada para:

Empresas de Reparación Integral.
Servicios Técnicos.
Compañías Aseguradoras.

Las principales funciones son:

Recoger y tramitar expedientes u órdenes de trabajo.
Gestionar contactos con el cliente, profesionales, perito, etc.
Cálculo de fechas para citas con el cliente o asegurado.
Asignar trabajos a los diferentes profesionales optimizando recursos y tiempos.
Recoger los trabajos realizados, materiales, etc.
Empleados en cada expediente.
Control de calidad del servicio.
Facturación y control de pagos de compañías aseguradoras.
Facturación y control de pagos a Proveedores.
Facturación y control de pagos de clientes o asegurados.
Control de peritaciones.
Control de presupuestos.

Ventajas:

Esta aplicación permite una recogida y seguimiento de los expedientes y órdenes de trabajo de forma automática ya que dispone de los mecanismos necesarios para recibir y enviar información a otros sistemas.

Dentro de la gestión del expediente permite una asignación ordenada de trabajos a los diferentes profesionales o proveedores permitiendo concertar citas de forma sencilla para el usuario. Para ello el sistema internamente tiene en cuenta las agendas de todos los profesionales a la vez que intenta reducir al máximo los desplazamientos de estos.

A la hora de asignar trabajos a profesionales el sistema propone aquellos trabajos que supongan el menor número de desplazamientos garantizando las fechas comprometidas con el cliente.
En todo momento se puede tener una visión general del estado de todos los servicios en curso pudiendo detectar de inmediato retrasos o incumplimientos.

El sistema cuenta con un conjunto de herramientas de análisis que permiten detectar situaciones como trabajos pendientes de asignar a profesional, citas pendientes de concertar, trabajos que deberían haber sido informados y no lo han sido etc.

Finalmente se dispone de un control de facturación y pagos tanto a entidades como a proveedores como a clientes que puede ser automatizado. Así por ejemplo si a una determinada entidad siempre se le factura con un margen determinado sobre el coste de un expediente la factura a la entidad la puede calcular automáticamente el sistema.

Descripción:

El tratamiento de un expediente depende en gran medida de la forma de trabajar de cada compañía. Esta aplicación se ha diseñado intentándose adaptar al mayor número de formas posibles. La descripción del tratamiento de un expediente que sigue no es la única posible, pudiéndose hacer de muchas otras formas. Simplemente se ha elegido una de las más comunes.

La recepción de un expediente en la aplicación puede ser automática porque se disponga de una conexión con el remitente del mismo. Si no se dispusiese de esta posibilidad siempre se puede introducir manualmente.

Una vez un operador del sistema dispone del expediente se pone en contacto con el cliente para recabar más datos acerca del mismo y para concertar la primera cita.
Durante este primer contacto se introduce en el expediente la primera asignación o trabajo a realizar, por ejemplo podría ser fontanería. También se pueden introducir las asignaciones que seguirán a la primera, siguiendo con el ejemplo podría ser albañilería y pintura.

El sistema tendrá en cuenta aquellas asignaciones que dependen de otras anteriores. Para concertar la cita correspondiente a la primera asignación el usuario le solicitará las fechas posibles al sistema. No tendrá más que irle proponiendo al cliente aquellas fechas que ve en pantalla hasta encontrar una que le venga bien al cliente.

El sistema hace todos los cálculos necesarios por detrás. Tiene en cuenta la agenda de todos los profesionales así como las citas ya concertadas. Cruzando ambas se obtienen las fechas posibles. Sin embargo no todas las fechas son igual de favorables. El sistema puede ordenarlas atendiendo a criterios de urgencia, proponiendo antes las más próximas, o bien ordenarlas con vistas a reducir los desplazamientos de los profesionales. Esto es especialmente útil al tramitar expedientes en zonas alejadas o núcleos de población pequeños.

El usuario puede concertar la cita sin fijar previamente el profesional que llevará a cabo el trabajo o bien fijar el profesional antes de concertar la cita por que se tenga especial interés en que sea un profesional concreto quien lleve a cabo el servicio. Por ejemplo por que ya hubiera estado previamente en el domicilio. En el primer caso el sistema obtiene las fechas posibles teniendo en cuenta la agenda de todos los profesionales así como todos las asignaciones pendientes. En el segundo caso sólo se tendrá en cuenta la agenda del profesional elegido.

Para algunas asignaciones puede no ser necesario concertar una cita previa. En estos casos será el proveedor a quién se le encarga el trabajo quien se ocupe de concertar la cita con el cliente. Un ejemplo de este caso son cuando se encarga el expediente concreto a un reparador integral. La aplicación también contempla estos casos.

Las peritaciones se tratan como una asignación más.

El sistema permite adjuntar presupuestos al expediente. Estos presupuestos pueden ser presupuestos emitidos por la compañía a la entidad aseguradora o al cliente final. Asimismo pueden ser presupuestos recibidos de proveedores para una asignación concreta o peritaciones por el expediente completo.

Además de concertar citas el operario debe ir encargando las asignaciones a diferentes profesionales o proveedores. Existen varias formas para encargar asignaciones a los diferentes profesionales o proveedores:

Encargo de cada asignación una vez finalizada la anterior.
Encargo de todas las asignaciones para el día siguiente.
Para cada asignación buscar el mejor profesional.

En el primer caso cada vez que un profesional acaba una asignación llama para informar acerca de su último trabajo, de lo que se ha hecho así como de los costes que ha supuesto. Una vez informado se le encarga la siguiente asignación para ello el operador le solicita al sistema todas las asignaciones pendientes de realizar que pueda llevar a cabo este profesional concreto. Entre estas estarán tanto las que ya se le haya decidido que sea él quién las lleve a cabo como aquellas que aun no tienen profesional asignado.

El sistema permite clasificar estas asignaciones bien para garantizar con la mayor exactitud posible el cumplimiento de fechas o bien para minimizar los desplazamientos del profesional.

El segundo caso, cuando se encargan todas las asignaciones del día siguiente, el sistema elabora una ruta con todas las asignaciones de ese día. Como en el caso anterior esa ruta puede calcularse primando el cumplimiento de las citas o minimizando los desplazamientos.

En el último supuesto, cuando es desde una asignación desde donde se busca el mejor profesional, el sistema propone todos los profesionales que pueden llevar a cabo el trabajo.

Estos profesionales, al igual que en los casos anteriores, pueden ordenarse primando el cumplimiento de la cita o minimizando el desplazamiento.

Para poder llevar un control más exhaustivo de las asignaciones encargadas a cada proveedor o a cada profesional se puede imprimir un informe, con formato de fax, con todos los trabajos pendientes. Este informe tiene un espacio habilitado para que el destinatario rellene el estado de cada trabajo pudiendo devolver, también por fax, el mismo informe ya cumplimentado.

Cada vez que un proveedor o profesional informa de un trabajo el usuario rellena dentro de la asignación todos los costes. Estos, para el caso de siniestros asegurados, pueden asociarse a las diferentes coberturas del expediente.

Configuración:

Todos los trabajos realizados se pueden factura de acuerdo a tarifas. El sistema admite tantas tarifas como sean necesarias. Estas pueden aplicarse tanto a la entidad como a los proveedores como a clientes finales.

Cada proveedor puede tener un conjunto de profesionales. Todos los trabajos llevados a cabo por estos los debe facturar el proveedor correspondiente. Cada proveedor puede suministrar uno o mas servicios. Un servicio es un tipo de actividad o gremio, por ejemplo fontanería, albañilería, pintura, etc. en una zona geográfica. Las zonas vienen definidas por los códigos postales.

A modo de ejemplo, para una asignación de fontanería el sistema propondrá todos aquellos proveedores que presten un servicio de fontanería en el código postal correspondiente al expediente.
Cada profesional trabaja con un calendario concreto. Este incluye los días laborables de la semana así como el horario de trabajo y las fiestas.

A un profesional se le pueden añadir incidencias. Estas puede ser, por ejemplo, una baja. En este caso el usuario tendrá que consultar cómo quedan los citas concertadas hasta el momento, con independencia de que correspondan a asignaciones ya encargadas a ese profesional o sin profesional, para mover algunas y de esta forma resolver un posible incumplimiento. Por otro lado una incidencia de un profesional también puede ser una guardia. En este caso el sistema contará con él aunque sea fuera de su calendario laboral habitual.

Posibilidades de Automatización:

Hay muchos procesos que pueden automatizarse. La entrada de expedientes es uno de ellos. Otro proceso, también comentado, es el de seguimiento. En el caso de empresas de reparación se puede mecanizar o bien el envío automático de faxes o bien una conexión directa a los sistemas de las compañías aseguradoras para actualizar la información.

La facturación, tanto a entidad como de proveedores como a cliente final, también puede automatizarse con las interfases adecuadas.

Finalmente la comunicación con el proveedor o con el profesional, tanto en lo que se refiere a encargo como a la información acerca de los trabajos realizados, puede llevarse a cabo de forma automática mediante interfaces a través de internet o vía WAP.

Adaptación a necesidades concretas:

Este producto no es cerrado. Wico de Coprel es una empresa de desarrollo de software y por tanto no sólo tiene la capacidad del mantenimiento del producto por el hecho de haberlo desarrollado, sino que lo puede modificar para adaptarlo exactamente a las necesidades de cada cliente.