Wico de Coprel

La aplicación está compuesta por tres bases de datos en entorno Notes. Permiten controlar todo el flujo de los procedimientos internos de la empresa desde su redacción, pasando por la aprobación de cada uno de los responsables hasta su entrada en vigor, así como el archivo de procedimientos obsoletos.

Los diferentes usuarios están siempre informados del estado en el que están los procedimientos en los que están implicados ya que el sistema les envía automáticamente un correo electrónico para comunicarles cualquier cambio.

La aplicación incorpora importantes medidas de seguridad: copia del documento firmado en cada paso y firma electrónica y un sistema de alias que permite al usuario usar nombres comunes en lugar de usar la nomenclatura "Notes".

Descripción del sistema:

Las tres bases de datos que componen el sistema son:

Base de datos "Maestro"	Su función es la de definir las estructura de la organización: Las diferentes empresas que la componen, sus departamentos, los responsables de cada departamento..etc. Además se definen también los nombres de empresa de cada uno de los usuarios notes.
Base de datos "Procedimientos"	Es la base de datos principal del sistema. En ella residen los documentos desde su redacción hasta su entrada en vigor. Los diferentes usuarios podrán, en función del rol que tengan asignado, redactar, verificar, firmar, aprobar o anular los distintos procedimientos. Las diferentes vistas permiten una rápida gestión de los procedimientos. El sistema usa el correo notes para informar a los implicados del proceso de validación de cada uno de los procedimientos en los que está implicado.
Base de datos "Archivo"	En ella se archivan los procedimientos que han sido sustituidos por otros. El sistema se encarga de ir archivando en ella los procedimientos obsoletos, aunque el usuario puede encargarse de esta gestión.

En la base de datos "Maestro" se realiza la configuración básica del sistema, se definen las relaciones entre las distintas empresas, fábricas, departamentos y personas.

El completo sistema de vistas de las base de datos "Procedimientos" permite a los distintos usuarios conocer fácilmente el estado de cada procedimiento, las revisiones de cada uno de los procedimientos y de esta forma saber cuál es el siguiente paso a seguir.

Los procedimientos pueden estar redactados directamente sobre "Notes" o bien realizarse con cualquier otra aplicación, por ejemplo "Word" y anexarse a la base de datos "Notes".

Los distintos usuarios podrán realizar distintas funciones en función del rol que tengan asignado: redactar procedimientos, verificarlos, aprobarlos, imprimirlos, etc..