WICO DE COPREL ,REFERENCIA

Gestión Fiscal para Terminales de Carga de Productos Terminados. Repsol Comercial.

La aplicación, desarrollada para Repsol Comercial, permite realizar la gestión en tiempo real de toda la documentación fiscal que existe en torno a este tipo de terminales así como el control, también en tiempo real, de todos los requisitos que deben cumplir los destinatarios para recibir dichos productos.

De forma resumida se presentan las principales características de la aplicación:

Validación de CAEs y NIFs "on-line" contra la AEAT.

El objetivo es asegurar, antes de permitir la salida del camión, que el documento 500 que se va a emitir es perfectamente válido a efectos fiscales. De esta forma se reducen drásticamente las incidencias que normalmente se producen en las relaciones con la Agencia Tributaria.

Se puede seleccionar si este control se realiza al recibir el pedido o al iniciarse el proceso de carga.

Para ello se utiliza la facilidad, recientemente introducida por la Agencia Tributaria, para realizar una transacción "on-line" contra su servidor enviándole un documento 500 tipo test (es decir, que no es tenido en cuenta a efectos fiscales).

Este documento se elabora con los datos del destinatario, productos y cantidades del pedido. De esta forma se asegura que se están validando los mismos datos con los que se va a emitir el documento real.

Impresión de D500, albaranes y ADR.

Se ha desarrollado un módulo independiente del sistema de carga, para el formateado e impresión de todos los documentos que intervienen en el proceso (D500, albarán comercial y ADR).

Físicamente está compuesto de un terminal con pantalla táctil y una impresora tipo láser.

La operativa que se sigue es la siguiente:

El sistema de carga envía al sistema de impresión los datos del documento.
El sistema de impresión formatea dichos datos y le presenta al conductor en el terminal el documento en formato PDF (es decir exactamente igual a como va a ser impreso). En dicho documento se incluye la firma digitalizada del conductor (las firmas de cada uno de los conductores se han digitalizado previamente por el mismo sistema).
El conductor, a la vista del mismo, debe indicar si valida o no dicho documento mediante la pulsación en la pantalla táctil.
En el caso normal de que lo valide, el sistema imprime las 5 copias del documento en la impresora láser y envía una indicación de aceptación al sistema para que este permita la salida del camión.
Si el conductor no valida (o el sistema no dispusiera de una firma digitalizada suya), las 5 copias se emiten (sin la firma) por una impresora de la sala de control a donde el conductor deberá dirigirse a resolver la incidencia y en su caso firmar manualmente las copias.

La ventaja de esta solución, frente a otras donde el proceso de impresión está totalmente gobernado por el sistema de carga son:

Independencia entre sistema de impresión y el de carga. Es sabido que los requisitos fiscales y de documentación en general son mucho más cambiantes que los físicos del automatismo de carga. La aplicación dispone de una herramienta de formateado y generación de documentos de fácil manejo.
Se elimina la necesidad de usar papel preimpreso y autocopiativo a la vez que no obliga al conductor a firmar las 5 copias. Esto tiene varias ventajas:

- Uso de impresoras (láser) más baratas.

- El abaratamiento del coste de papel.

- Permite personalizar los albaranes comerciales de cada cliente (incluyendo su logotipo) ya que el formato del documento lo da la impresora láser sobre un papel en blanco.

Base de datos de D500/albaranes.

La aplicación dispone de una base de datos donde se van almacenando todos los documentos emitidos.

En esta base de datos se guardan además copias de los documentos PDF emitidos en la salida. El formato PDF es un formato universalmente aceptado como copia fidedigna del documento emitido (igual que si se hubiese escaneado).

Cuando la copia del albarán firmada por el destinatario retorna al cargadero, dicha copia es escaneada. El documento escaneado se guarda también en la base de datos de gestión documental para poder ser consultada en cualquier instante.

A la base de datos de albaranes y D500 los usuarios pueden acceder desde su navegador (bien desde una intranet o bien desde internet) ya que se trata de una aplicación WEB. Esta solución tiene las ventajas de facilidad de uso y no necesidad de distribución entre los usuarios.

Las opciones disonibles son:

Búsqueda y consulta de documentos (tanto del registro electrónico como de los documentos escaneados).
Cumplimentación de documentos:
- El proceso de cumplimentación comienza con la recepción de la copia firmada por el destinatario.

- Durante el escaneado se identifican automáticamente el estado de las casillas:
- Conforme cliente
- Disconforme en cantidad
- Cambio de destino
- Devolución
- Este estado se refleja en la base de datos, de forma que el usuario responsable de la cumplimentación únicamente se ocupa de los albaranes con incidencias.

- En el caso de una disconformidad rellenará la cantidad aceptada por el destinatario quedando ésta reflejada en la base de datos para su posterior información a AEAT.

- En el caso de un cambio de destino rellenará la cantidad aceptada por el primer destinatario así como el segundo destinatario y la cantidad aceptada por éste. Igualmente se reflejará en la base de datos, como el anterior, y se informará a AEAT.

- En el caso de una devolución, verificará que se recibió la devolución físicamente. Se introducirán las cantidades devueltas para su información a hacienda.
Todo el acceso a la base de datos de documentos está controlado por perfiles de seguridad de forma que un usuario únicamente tiene acceso a la información y funciones asignadas. En concreto los suministradores que acceden vía internet sólo acceden a la información de sus albaranes.

Envío on-line de D500 y de incidencias (D509) a AEAT.

Conforme un albarán es emitido se envía automáticamente a la Agencia Tributaria mediante los servicios de internet que esta ha puesto en funcionamiento recientemente.

La respuesta de hacienda es igualmente procesada pudiendo ser consultada por el usuario responsable para subsanar los errores habidos.

Asimismo las incidencias resultado de la cumplimentación y de las devoluciones también se envían mediante este mecanismo a la AEAT.

Esto elimina la necesidad de generar el fichero mensual y agiliza el tratamiento de los errores.

Documentación de AEAT.

La aplicación además emite a petición del usuario el resto de documentos que la Agencia Tributaria requiere y que no están automatizados, es decir:

Modelo 564
Balance mensual
Modelo 570
Relación de documentos